La durée légale d’archivage des documents
En tant qu’entrepreneur vous devez conserver les documents relatifs à votre activité professionnelle (statuts, documents comptables, factures, contrats, etc.) pendant une durée minimum légale. Cette durée de conservation, durant lesquels des contrôles peuvent être menés par l’administration, varie selon la nature des documents.
Les documents commerciaux : de 3 à 30 ans
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale (les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises) doivent être conservés pendant cinq ans. Les déclarations en douane doivent elles, être conservées pendant trois ans.
Les contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) doivent être conservés dix ans à partir de la livraison ou de la prestation.
Quant aux contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, ils convient de les conserver trente ans.
Les documents et pièces comptables : 10 ans
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
Les documents fiscaux : 6 ans
L’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industrielles et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), la cotisation foncière des entreprises (CFE), etc. tous ces documents doivent être conservés pendant six ans. Cette période étant la durée légale pendant laquelle l’administration fiscale peut exercer son droit de communication, d’enquête et de contrôle auprès de l’entreprise.
Les documents juridiques : de 3 à 10 ans
Les statuts de la société doivent être conservés tout au long de la durée de vie de la société et cinq ans après la radiation de la société au registre du commerce et des sociétés (RCS).
Les documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes,etc.), habituellement remis par un comptable ou expert-comptable doivent être conservés pendant dix ans. Quant aux documents relatifs aux assemblées générales de la société (feuilles de présence, pouvoirs, rapports de gérance, etc.), il est obligatoire pour l’entreprise de conserver les trois derniers exercices.
Les documents sociaux : 5 ans
Les bulletins de paie, registres uniques du personnel, documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite, ou encore, les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie doivent être conservés pendant cinq ans.
Cette durée est portée à trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, et un an pour la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.
Quelle sanction en cas de non conservation des documents ?
La non conservation des documents dans un délai légal peut être passible d’une amende de 10 000€, notamment en cas d’absence des documents fiscaux, empêchant l’administration fiscale d’établir son droit de communication et de contrôle.
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